重庆师范大学教育发展基金会档案管理制度

第一章 总 则

第一条为规范重庆师范大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）行政事 务管理，加强档案管理标准化、制度化建设，根据国家档案法律法规，结合本会实际，制定本制度。

第二条档案工作坚持统一管理、分别负责的原则，本会秘书处负责基金会档案的组织管理及业务工作中形成的文件材料的收集、整理、归档，并支持、配合秘书处做好档案管理工作。

第三条基金会秘书处是本会档案的管理部门，并指定档案管理人员，做好档案资料的立卷、归档、保管、查阅和销毁等具体管理工作，确保档案资料妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失。

第二章 归档范围

第四条凡是反映本会工作活动、具有参考利用和保存价值的各种门类和载体的文件资料，均应及时归档。

第五条业务主管部门的归档文件材料：

（一） 重庆市教委关于基金会的批文和相关文件材料；

（二） 重庆市民政局关于基金会的批文和相关文件材料；

（三） 其它业务主管部门关于基金会的文件材料。

第六条本基金会的归档文件材料：

（一）登记材料：包括基金会申请成立登记、变更登记、注销登记过程中所形成的文字材料；

（二）年度检查材料：包括上级主管部门及登记管理机关要求报送的年检材料；评估、考核、评优材料等；

（三）会计材料：包括基金会会计核算和财务管理的材料，如会计账册、基金会统计报表和统计分析资料、审计报告等；

（四）基金会日常管理材料：包括基金会理事会、各项活动、会议的材料；捐赠项目等基金管理方面的材料；基金会财产、物资、档案的交接凭证、清册等；基金会历届理事会名册、工作人员及志愿者名册等；

（五）其他具有保存价值的文件材料。

第三章 归档要求

第七条凡属归档范围的文件材料，秘书处应按规定收集齐全，认真整理，按时向档案人员移交。各项业务工作中形成的文件材料的归档率、完整率应达到100％，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第八条归档的文件材料必须是办理完毕的正式文件材料。秘书处应严把文件材料形成关，将不合规范的归档文件材料剔除于形成过程。

第九条归档的文件材料应当齐全完整，每份文件的印件与定稿、正件与附件、请示与批复等都应齐全，应当按照自然形成、保持历史联系的原则依序排列，印件在前、定稿在后，正件在前、附件在后，批复在前、请示在后，并符合长期 保管的质量要求。所有归档文件材料的字迹要清晰、工整，禁止使用圆珠笔、铅笔等不耐久的字迹材料制作文件。

第十条归档文件资料必须按规定时间归档，严格归档手续。归档时应拟制移交清单一式二份，交接双方据此查验清点档案，签名交接。档案人员负责接收档案和集中管理，于次年9月底前完成上年度档案整理立卷上架工作。对不按时移交或不符合归档要求的人员要提请局领导予以通报，并扣减相应目标考核分值。

第四章 档案的保管、移交、销毁

第十一条档案保管应贯彻“以防为主，防治结合”的原则，配置安全防范设施，加强防火、防盗、防潮、防霉、防尘、防虫、防光、防高温等工作，保证档案的完好与安全。要定期检查档案保管情况，发现问题及时处理。非档案管理人 员不得随意进入存档区域，室内要保持整洁，严禁吸烟。

第十二条档案人员变动工作时，必须办理交接手续，严格核实交接的档案。

第十三条档案不得借出、不得携带出境。如有特殊需要，档案经理事长或秘书长批准，可以提供查阅、摘抄、复印， 并办理登记手续。查阅、摘抄、复印档案须由本会档案管理人员陪同。查阅档案时，严禁在档案上作涂改、圈划、抽换、批注、污损和折皱。发现上述情况应追究当事人责任。

第十四条档案移交、销毁必须认真履行移交、销毁手续。移交、销毁档案由理事长审批，秘书长监交、监销。

第十五条本制度由基金会负责解释。

第十六条本制度自基金会理事会2024年7月10日修订通过起施行。